Empathische Antizipation – Auswirkungen von Veränderungen

Willi Brandt sagte in seiner Rede am 28. Oktober 1969 im Bundestag. „Eine demokratische Ordnung braucht […] außerordentliche Anstrengung, sich gegenseitig zu verstehen.“

Auch der Erfolg großer Organisationen braucht die Bereitschaft und die Anstrengung sich gegenseitig zu verstehen. Ich möchte dieses in diesem Beitrag besonders auf den Bereich der Veränderung im Kontext der IT beziehen.
Die Antizipation der Auswirkungen, die IT-Entwicklungsorganisationen oder Projekte auslösen, ist von entscheidender Bedeutung für ihren langfristigen Erfolg und ihre Effizienz. Dabei spielt auch die Empathie eine entscheidende Rolle um die subjektive Wahrnehmung der Veränderung durch die betroffenen Menschen berücksichtigen zu können. Produktorientierte Organisationsformen, sowie eine Kultur der Eigenverantwortung und des Vertrauens helfen dabei.

1. Bedeutung von Antizipation und Empathie bei Veränderungen

Antizipation ist die Fähigkeit, zukünftige Ereignisse, Entwicklungen oder Bedürfnisse vorwegzunehmen oder vorherzusehen. Es beinhaltet die Vorstellung oder Erwartung, was möglicherweise eintreten wird, und die Vorbereitung darauf. In Bezug auf eine IT-Organisation bedeutet Antizipation beim Veränderungsmanagement, dass sich Entwicklungsteams und Projekte bewusst auf mögliche Veränderungen oder Herausforderungen auch ausserhalb der IT-Organisation vorbereiten und Maßnahmen ergreifen, um die Organisation darauf angemessen vorzubereiten.

Empathie ist die Fähigkeit, die Gefühle, Gedanken und Perspektiven anderer zu verstehen und nachzuempfinden. Im Veränderungsprozess bei IT-Veränderungen spielt Empathie eine entscheidende Rolle, indem sie Vertrauen und Verständnis fördert, die Kommunikation verbessert und eine unterstützende Umgebung für die Beteiligten schafft, um erfolgreich mit Veränderungen umzugehen.

2. Die Anwendung von Antizipation und Empathie im Veränderungsprozess

Die zunehmende Komplexität der IT-Landschaft und die enge Verflechtung von Technologie und Geschäftsprozessen machen es erforderlich, dass IT-Entwicklungsorganisationen die Auswirkungen ihrer Aktionen auf die Gesamtorganisation sorgfältig berücksichtigen. Eine unzureichende Beachtung der Auswirkungen kann zu Ineffizienzen, Fehlern und unerwünschten Folgen führen, die die Produktivität und den Erfolg des Unternehmens beeinträchtigen können. Durch eine frühzeitige Identifizierung potenziell Betroffener und die Implementierung geeigneter Einbindungsformaten können Risiken minimiert und positive Effekte maximiert werden.

Neben den Entwicklerteams müssen auch die Bedürfnisse und Anliegen der Anwender außerhalb der Entwicklung berücksichtigt werden. Dies umfasst neben betroffenen Kunden auch Mitarbeiter in anderen Abteilungen wie Marketing, Vertrieb, Kundenservice und Verwaltung, deren Arbeitsprozesse ebenfalls von den IT-Entwicklungsaktivitäten beeinflusst werden können.

Daneben gibt es auch bei Menschen, die nicht betroffen sind, die Wahrnehmung, dass sie betroffen sind. Dadurch bauen sich Sorgen auf, die zu Spannungen führen und später zu Mehraufwänden in deren Abbau. Durch eine empathische Prüfung dieser Möglichkeiten können dann mit ausreichender Aufklärung Missverständnisse vermieden werden. Das ist aufwändig und wird oft als überflüssig bewertet. Wenn diese Maßnahme nicht durchgeführt wird, erhöht sich das Risiko von Schwierigkeiten bei der Einführung.

Empathie dient auch als Grundlage für eine erfolgreiche Kommunikation während des Wandels. Sie hilft zu erkennen, wo Kommunikation erforderlich ist und welche Art der Kommunikation hilfreich ist.

Eine Organisation, die umfassende Antizipation aller Auswirkungen erreicht und dabei auch empathisch die emotionalen Bedürfnisse und Reaktionen der Mitarbeiter während des Veränderungsprozesses berücksichtigt wird es im Veränderungsprozess bei Projekten und IT-Vorhaben leichter haben, als eine Organisation, die das nicht berücksichtigt.

3. Wie kann eine Organisation Antizipation und Empathie fördern ?

Die Organisation, die eine Kultur der Empathie unterstützt und fördert wird sich bei Veränderungen leichter tun. Das gilt für organisatorische und IT-Veränderungen.

Die erkannten Kommunikationsbedürfnisse werden dann durch proaktive Transparenz erfüllt. Proaktive Transparenz bietet eine zielgruppenorientierte Kommunikation, die einerseits Information aktiv weitergibt, und Information bereitstellt. Damit kann die für die jeweilige Organisation sinnvolle Balance zwischen Push und Pull sichergestellt werden.

Eine Organisation, die proaktive Transparenz unterstützt, sollte auch individuelle Kommunikationsbedürfnisse der Menschen akzeptieren, um die jeweils effizienteste Art der Kommunikation zu wählen. Dogmatismus in der Kommunikation ist zu vermeiden. Ein Fehler in der Kommunikation ist zum Beispiel ein abrupter Wechsel von einer Informationsverteilung zu einer Informationsbereitstellung. Ein solcher Wandel bedarf viel Zeit, einer schrittweisen Umsetzung und einer intensiven Begleitung aller Beteiligten.

Eine Produktorientierung hilft Schnittstellen zu reduzieren und effizient zu kommunizieren. Am effizientesten ist dabei eine Produktorganisation von der Fachabteilung bis zur Produktumsetzung mit einer ganzheitlichen Verantwortung.

Bei Veränderungen in der Software-Landschaft sollte die Antizipation in den Prozessen verankert werden, um bei strategischen Änderungen und auch bei operativen kleinen Anpassungen immer zur Anwendung kommen. Schon vor der Umsetzung, während und auch nach der Umsetzung sollten man folgende Aspekte berücksichtigen:

• Verständnis für verschiedene Arbeitskontexte: Es ist wichtig, die unterschiedlichen Arbeitsweisen und Anforderungen Betroffener außerhalb der Entwicklungsteams zu verstehen und bei der Planung von IT-Projekten zu berücksichtigen.
• Fokus auf Kommunikation und Zusammenarbeit: Eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die IT-Entwicklungsaktivitäten die Bedürfnisse der gesamten Organisation unterstützen. Daher hilft hier eine Produktorganisation wenn sie Schnittstellen reduziert.
• Ausreichende Kapazitäten zur Unterstützung des Veränderungsmanagements: Mitarbeiter innerhalb der Entwicklungsteams oder Projekte benötigen möglicherweise Unterstützung, um die umfassende Antizipation vornehmen zu können.

In der Bundesagentur für Arbeit wird der Ansatz der „Human Friendly Automation“ (HFA) praktiziert. Dieser stellt die Menschen in den Vordergrund bei Veränderungen durch Automatisierung. Man bei allen Veränderungen den Menschen ausreichend berücksichtigen. Auch darauf zahlt die oben genannten umfassende Antizipation unter Berücksichtigung der Empathie ab.

Schlussfolgerung

Die emphatische Antizipation der Auswirkungen von Veränderungen einer IT-Entwicklungsorganisation auf die Gesamtorganisation ist unerlässlich, um Effizienz, Produktivität und den langfristigen Erfolg des Unternehmens sicherzustellen. Durch eine sorgfältige Planung und Umsetzung von Veränderungen in den Prozessen der Mitarbeiter und Anwender, die Bereitstellung von hochwertigen Befähigungsmaterialien und die Berücksichtigung der Bedürfnisse aller Mitarbeiter können Risiken minimiert und positive Effekte maximiert werden. Eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die IT-Entwicklungsaktivitäten die Gesamtorganisation unterstützen und verbessern.